Başarılı Olmak İçin Zamanı Yönetme Teknikleri
Dijital dönüşümün sunduğu koşuşturmacalı iş hayatında başarılı olabilmek her şeyden önce zamanı yönetebilmek ile başlar. Başarılı olmak için zamanı yönetme teknikleri, her yönüyle hayatımızın ön koşulları olmalıdır.
Günlük hayatımızda verimli olmak oldukça önemlidir. Günümüzün en yaygın problemlerinden birisi olan odaklanamama problemi herkesin verimliliğini sekteye uğratan en büyük sorunlardan birisidir. Verimliliği arttırmak için zamanı yönetme tekniklerini klavuz edinelim.
En İyi Zaman Yönetim Teknikleri
Verimlilik için zaman yönetimini 2 farklı yolla inceleyeceğiz. İlk yol günlük yaşantımızdaki bazı düzenlemeler için olacak. Diğer yol ise bilimsel metodolojiler ışığında zaman yönetimi tekniklerini göreceksiniz.
Günü Düzenlemek
Zamanı yönetmek için önce rutinlerimizi iyi yönetebilmekle başlamalıyız.
Uyku
Uyku faktörü zamanı yönetebilmek için düzenlememiz gereken en önemli faktörlerdendir. Apple, Microsoft, Facebook gibi dev şirketlerin kurucu ve CEO’ları her sabah 3, 4, 5 gibi erken zaman dilimlerinde uyanarak koşmakta, kitap okumakta ve günü planlamaktadır.
Hedefleri Planla
Akşam’dan yarın için hedef ve planlar oluşturun. Bu hedef ve planları unutmamak için takvim çizelgelerinden faydalanın. Hedef ve planlarınızı sürekli görmek ve akılda tutmak yapılacak tüm işleri bu çizelgenize göre ayarlamanızı sağlayacak.
Elbette bu planlama sadece yarın için olmayacak. Haftalık ve aylık planlamalar da mutlaka gerçekleştirin. Genellikle haftalık ve aylık gibi uzun zaman dilimlerini kast eden planlar tam olarak gerçekleşmez ancak tüm işlerimizi de doğru bir şekilde düzenlememize yardımcı olur. Bu yüzden gerçekleşme ihtimalini göz ardı ederek, yarın için, hafta için, ay için ve gerekirse yıl için planlanlarınızı çizelge üzerinde hazırlayın.
Boş Zamanlar
Takvim çizelgenizde boş zaman dilimleri her zaman kalır ve kalmasa da bir şekilde oluşma ihtimali söz konusu olur. Bu olası boş zamanlarda kısa vadede ne yapabileceğinizi belirleyerek zaman konusunda veriminizi arttırabilirsiniz.
Ana Konuya Odaklanın
Yabancıların multitasking olarak adlandırdığı çoklu iş üzerinde çalışmak ana konu üzerinden dağılmanızı, detayları atlamanızı ve profesyonel olmayan sonuçlar doğurulmasını sağlayacaktır. Odağınızı ana başlık üzerinden ayırmayın ve kafanızı karıştırmayın.
Sabah
Sabahlar, günün geri kalanını büyük ölçüde belirler. Duş almak, uykusuz zamanlarda sık olmayacak şekilde çay-kahve tüketmek, biraz kitap okumak ve zinde kalmak için bol su tüketmek gün boyu farkında olmadan veriminizi katlayacak.
Hayır Diyebilmek
Başlı başına tüm hayatımızı ve geleceğimizi belirleyecek bir başlık olmasıyla belki de listedeki en önemli konu diyebiliriz. Gün boyunca üzerinizde sürekli kendi ihtiyaçları için talepte bulunan insanlar olacak. Kırmamak için belki de genellikle evet diyerek zamanınızı öldürüyorsunuz ancak hayır diyebilmek kendi taleplerinizi ortaya koymaya başladığınız anlamına gelmektedir. Zamanımız oldukça kısa. Başkalarının talepleri için değil kendi taleplerimiz için hayır diyeceğiz.
Sosyal Medya
Teknolojinin en kötü dezavantajlarından bir tanesi de zaman öldüren sosyal medya kullanımıdır apaçık bir şekilde.
Zaman yönetiminde başarılı olmak isteyen birisi için sosyal medya kullanımını azaltmak altın kuraldır.
Sosyal medya kullanımı nasıl azaltılır?: Yalnızca akşam 10-15 dakika ile belirlenen bir süreyle kullanım sunarak en önemli başlıklara göz atabilirsiniz. Bunun için de uygulamayı kaldırarak yalnız akşam yüklemek iyi bir yoldur. Diğer yandan köklü olarak akıllı telefonlarımızdan kaldırarak bilgisayar kuracağımız Android simülasyon üzerinden akşamları sosyal medyaya bağlanmak tüm zamanımızın verimini arttıracaktır.
Ortam
Çalışmalarınızı yürüttüğünüz ortam odaklanma üzerinde çok büyük bir etkiye sahiptir. Mümkün olduğu müddetçe kütüphane, co-working ve ofis gibi ortamları tercih ederek çalışmalarınızı yürütün.
Bilimsel Metodolojiler ile Zaman Yönetmek
Pomodoro Tekniği
1980’li yıllarda geliştirilen Pomodoro Tekniği, günümüzde en çok bilinen ve kullanılan zaman yönetimi tekniğidir. Çalışma mantığı, günümüzün ortalama odaklanma süreleri üzerinden 25 dk çalış 5 dk dinlen metodudur.
Bilgisayarda pomodoro timer programıyla, mobil cihazlarda ise pomodoro isimli uygulamalarla hızlıca kullanabilirsiniz.
Pareto Analizi 20/80
Bu analiz işlerinizi yönetirken teknikleri belirli bir mantığa oturtmak için iyi bir yoldur. Pareto Analizine göre işlerimizin %20’sindeki verim diğer %80’i etkiler. Hayatta her zaman %20’lik kısımlar diğer %80’i yönetir-etkiler mantığını esas alan analiz, planlamlarımızı yaparken nelerin %20’lik olduğunu anlayarak önem atfetmemiz gerektiğini ifade eder.
İşleri Yoluna Koymak
David Allen’in oluşturmuş olduğu bir teknik olan İşleri Yoluna Koymak, iş bütünü ortaya koyulduğunda küçük parçaların öncelikli ve hızlı olarak bitirilerek esas işlerin en sona saklanması tekniğine dayanmaktadır.
Bugünün İşini Yarına Bırakma
Çok basit ve açık bir teknik olmakla birlikte pek çok kişisel gelişim yazarının da kitalarında bilhassa vurguladığı başlıktır. “Bugünün İşini Yarına Bırakma” mental olarak oluşabilecek ve gittikçe büyüyerek hamballık oluşturacak bir tembelliği önlemektedir.
Steve Pavlina isimli yazara göre, yarına bırakmamak bugün yapılacak bir iş için daha fazla düşünmeden, detaylara dalmadan hemen yapmaya başlamalısınız.